Wer hat was ausgeliehen, wo liegt der Zweitschlüssel, was ist der Bestand wert? Das Vereinsinventar an einem Ort, mit Nachweis für Versicherung und Förderung. Ohne Zettel und Excel.
Gemacht für ehrenamtliche Vorstände – ohne Einarbeitung sofort nutzbar.
Wer hat was bis wann? Mit Erinnerung vor dem Rückgabetag, Mahnung danach und dem Verlauf jeder Ausgabe.
Vereinsheim, Bus und Technik im Wochenkalender. Zwei Buchungen für denselben Zeitraum lässt COLLUX nicht zu.
Inventarverzeichnis als PDF mit Nummer, Stichtag und Zweck – für den Versicherer oder den Zuschussantrag.
Ausgabe mit Rückgabedatum, Pfand und Unterschrift auf dem Bildschirm, daraus eine Quittung als PDF.
Wiederkehrende Prüfungen je Gerät mit Erinnerung, Protokoll und Plakettenbogen zum Aufkleben.
Erste Hilfe, Übungsleiterlizenz und andere Nachweise mit Ablaufdatum. Vorher kommt eine Erinnerung.
Eine Inventarliste im Verein beantwortet drei Fragen: Was besitzt der Verein, wo ist es, und was ist es wert? Solange ein Kassenwart alles im Kopf hat, merkt das niemand. Spätestens wenn die Kassenprüfung nachfragt, die Versicherung einen Wertnachweis verlangt oder ein neuer Vorstand das Amt übernimmt, fehlt die Liste. Meist liegt sie dann als Excel-Datei auf dem Rechner eines Mitglieds, das vor zwei Jahren ausgetreten ist.
Eine einheitliche Vorschrift, die jedem Verein eine Inventarliste in bestimmter Form abverlangt, sollten Sie nicht erwarten. Ob und wie genau Sie Ihr Vermögen verzeichnen müssen, hängt von der Satzung, der Größe des Vereins und seiner Buchführung ab; bei Fragen zur Gemeinnützigkeit oder zur Bilanz hilft die Steuerberatung oder der Dachverband weiter. Praktisch kommt kaum ein Verein ohne aus. Gegenüber der Mitgliederversammlung legt der Vorstand Rechenschaft über das Vereinsvermögen ab, die Kassenprüfer wollen sehen, wofür Geld ausgegeben wurde, und Zuschussgeber fragen nach, was aus ihrem Geld geworden ist. Ein gepflegtes Vereinsinventar beantwortet das in Minuten.
Wer nach einer Vorlage für die Inventarliste sucht, sucht eigentlich nach den richtigen Spalten. Bewährt haben sich Kategorie, Hersteller und Bezeichnung, Inventarnummer, Zustand, Abteilung, verantwortliche Person, ob der Gegenstand verliehen werden darf, und das Anschaffungsdatum. Dazu kommen Standort, Wert, ein Foto und der Kaufbeleg. Genau diese Felder bringt die Vereinsvorlage in COLLUX mit, die Kategorien reichen von Sportgeräten über Technik und Zelte bis zu Küche und Ausschank. Fehlt ein Feld, legen Sie es selbst an. Eine vorhandene Excel-Liste müssen Sie nicht abtippen: Als CSV gespeichert, lässt sie sich importieren, nötig ist nur eine Spalte mit dem Titel.
Brennt das Vereinsheim oder wird der Geräteschuppen aufgebrochen, will der Versicherer wissen, was vorhanden war und was es gekostet hat. Hilfreich sind dann zwei Werte je Gegenstand: der Neuwert, also was ein Ersatz heute kosten würde, und der Zeitwert. Fotos und Rechnungen belegen, dass es den Gegenstand wirklich gab. In COLLUX liegen beide am Objekt, getrennt in Fotos und Dokumente. Für den Versicherer erstellen Sie daraus ein Inventarverzeichnis als PDF, mit Stichtag, laufender Nummer und dem Zweck „Für Versicherung“, wahlweise mit oder ohne Werte. Für einen Förderantrag bei Verband oder Kommune ziehen Sie dieselbe Liste mit dem Zweck „Für Fördernachweis“.
Das Zelt fürs Sommerfest, die Trompete für den Nachwuchs, der Beamer für die Jahreshauptversammlung: Im Verein wandert viel zwischen Mitgliedern. In COLLUX geben Sie einen Gegenstand mit Rückgabedatum aus. Vor dem Termin geht eine Erinnerung raus, danach eine Mahnung im eingestellten Abstand. Vereinsheim, Bus und Technik reservieren Sie im Wochenkalender, zwei Buchungen für dieselbe Zeit sind ausgeschlossen. Bei Schlüsseln kommt ein Pfand dazu: Der Empfänger unterschreibt auf dem Bildschirm, daraus entsteht eine Quittung. Hängen Sie Schlüssel unter einen Hauptschlüssel, ergibt sich der Schließplan, und der Reiter „Zutritt“ zeigt, wer welche Tür öffnen kann.
Beim Wechsel im Vorstand zeigt sich, ob das Inventar auf Papier stimmt. In COLLUX läuft eine Inventur als Durchgang: Sie haken ab, was Sie finden, und vermerken, was fehlt oder sich verändert hat. Am Ende steht ein Protokoll als PDF und CSV, mit dem Namen der Person, die gezählt hat. Damit das Zählen schneller geht, drucken Sie Etiketten mit QR-Code und Inventarnummer und kleben sie auf die Geräte. Weil mehrere Personen im selben Arbeitsbereich arbeiten können, hängt das Wissen nicht mehr an einer einzigen.
Manche Geräte müssen regelmäßig geprüft werden, etwa elektrische Geräte im Vereinsheim oder Leitern. In COLLUX hängt eine Prüfung am Gerät und wiederholt sich im Intervall, das Sie festlegen. Festgehalten wird das Ergebnis als Protokolleintrag, der sich nachträglich nicht mehr ändern lässt, und ein Plakettenbogen zeigt am Gerät, wann die nächste Prüfung ansteht. Auch Mitglieder brauchen Nachweise: etwa Erste Hilfe oder die Übungsleiterlizenz. Unter „Nachweise“ tragen Sie Art und Datum ein, COLLUX schlägt das Ablaufdatum vor und erinnert 30 Tage vorher.
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