Geräte, IT, Werkzeug und Möbel an einem Ort erfassen, mit QR-Etikett ausgeben, reservieren und prüfen – vom Büro bis zur Baustelle. Für Teams jeder Größe.
Verstreute Tabellen, keine Historie, niemand weiß, wer welches Gerät hat. COLLUX bringt Ihren gesamten Bestand in ein System – mit Kostenstellen, Prüffristen, Meldebestand und einem Änderungsverlauf je Gerät.
Eine Inventarverwaltung Software beantwortet drei Fragen: Was besitzt der Betrieb, wo ist es gerade, und wer ist dafür zuständig? Dazu gehören Laptops und Monitore, Werkzeug und Maschinen, Möbel, Beamer und Messgeräte. Solange das ein Dutzend Dinge sind, reicht ein Zettel. Mit jedem Mitarbeiter und jedem Standort wächst aber die Zahl der Stellen, an denen etwas verloren geht.
Am Anfang steht in den meisten Betrieben eine Excel-Liste, und das ist vernünftig. Eine Tabelle kostet nichts und ist sofort da. Schwierig wird es, wenn mehrere Leute daran arbeiten: Kopien laufen auseinander, niemand sieht, wer eine Zeile geändert hat, und an eine fällige Prüfung erinnert die Tabelle nicht. Mit einer Software landet jede Änderung in der Historie des Objekts, Erinnerungen gehen von selbst raus, und alle im Team sehen denselben Stand. Ihre bestehende Liste müssen Sie dafür nicht abtippen. Speichern Sie sie als CSV und importieren Sie sie in COLLUX; nötig ist nur eine Spalte mit dem Titel. Zurück nach Excel geht es jederzeit als XLSX-Export.
Die Vorlage für Betriebsinventar bringt die Felder mit, die in der Praxis gebraucht werden: Gerätetyp, Hersteller, Modell, Seriennummer, Inventarnummer, Kostenstelle, Standort, Beschaffungsart, Anschaffungsdatum und Prüfpflicht. Eigene Felder legen Sie dazu an. Für Inventarnummern hinterlegen Sie ein Schema; neue Objekte bekommen dann automatisch die nächste freie Nummer, und eine doppelt vergebene Nummer lehnt COLLUX ab. Wenn viel neu dazukommt, reicht ein Foto des Geräts: Im Business-Tarif schlägt die KI-Erkennung Titel und Felder aus dem Foto vor, Sie prüfen und speichern.
Ein Etikett am Gerät verbindet das Ding mit seinem Datensatz. COLLUX erzeugt Etikettenbögen als PDF, mit oder ohne QR-Code, wahlweise mit Nummer, Standort oder Seriennummer. Für gekaufte Bögen, etwa von Avery Zweckform, legen Sie eine Vorlage an. Ein Scan mit der Handykamera öffnet das Gerät.
Bei der Inventur zählen Sie den Bestand gegen die Erfassung, auf Wunsch nur für einen Standort. Sie haken ab, was Sie finden, und vermerken, was fehlt oder anders aussieht als eingetragen. Am Ende steht ein Bericht als PDF und CSV mit jedem Objekt, seinem Ergebnis und dem Namen dessen, der gezählt hat. Eine abgeschlossene Inventur lässt sich nachlesen, aber nicht mehr ändern.
Wer hat den Laptop, und bis wann? Bei der Ausgabe tragen Sie Person und Rückgabedatum ein, das Gerät steht dann als verliehen in der Liste. Vor dem Rückgabetag geht eine Erinnerung raus, danach eine Mahnung. Geräte, die sich mehrere Leute teilen, werden für einen Zeitraum reserviert; zwei Reservierungen desselben Geräts dürfen sich nicht überschneiden, und der Wochenkalender zeigt die Belegung. Schlüssel geben Sie mit Pfand und Unterschrift auf dem Bildschirm aus, daraus entsteht eine Quittung als PDF.
Elektrische Geräte, Leitern oder persönliche Schutzausrüstung müssen regelmäßig geprüft werden. In COLLUX hängt jede Prüfung mit ihrem Intervall am Objekt. Für die üblichen Arten, von DGUV V3 bis zur Kalibrierung, schlägt COLLUX ein Intervall vor; maßgeblich bleiben Ihre Vorschriften und die Angaben des Herstellers, deshalb lässt es sich ändern. Vor dem Termin kommt eine Erinnerung, das Ergebnis wird als Protokoll festgehalten, und der nächste Termin rückt weiter. Kostenstellen zeigen, welche Abteilung welches Inventar trägt, mit Inventarwert und, wenn Sie eines hinterlegen, dem Budget. Für Verbrauchsmaterial setzen Sie eine Meldegrenze. Fällt der Bestand darunter, meldet COLLUX das, und aus der Liste heraus bestellen Sie beim Lieferanten nach.
Kostenlose Programme und Open-Source-Lösungen gibt es. Sie sparen die Lizenz, aber jemand muss sie installieren, sichern und aktuell halten. COLLUX läuft auf Servern in Deutschland, um Betrieb und Updates kümmern wir uns. Kostenlos ist die Business-Edition nicht, Sie können sie aber 30 Tage lang testen, ohne Kreditkarte. Eine eigene Inventarverwaltung App brauchen Sie nicht: COLLUX läuft im Browser jedes Smartphones, auch die Kamera für Fotos und QR-Codes. Eine App für das iPhone ist in Entwicklung.
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