Ausgeben und zurücknehmen
Wer was ab wann und bis wann hat, steht in der Ausgabe. Zurückgenommen wird mit einem Klick; das Rückgabedatum bleibt am Vorgang stehen. Wer verleiht, weiß damit jederzeit, was gerade außer Haus ist. Das Objekt wechselt dabei selbst in den Zustand „Verliehen“ und mit der Rücknahme zurück in die Sammlung – es sei denn, Sie haben es zwischenzeitlich als verloren oder entsorgt markiert; dann bleibt das stehen. Eine Leihe ins Haus rührt den Zustand nicht an: Das Stück gehört dem Kontakt, nicht Ihnen.
Erinnerung und Mahnung
Vor dem vereinbarten Rückgabetag geht eine Erinnerung raus, nach Ablauf eine Mahnung – letztere in einem einstellbaren Abstand, solange nicht zurückgegeben wurde. Beides ist gegen Dopplung abgesichert: Eine erneute Ausführung verschickt nicht dieselbe Mail noch einmal.
Reservierungen
Reserviert wird für einen Zeitraum. Zwei aktive Reservierungen desselben Objekts dürfen sich nicht überschneiden; direkt aneinander anschließende sind erlaubt – wer um zwölf zurückgibt, blockiert den Nachmittag nicht.
Im Wochenkalender steht eine Zeile je Objekt, mit Balken über die belegten Tage, von Montag bis Sonntag. Er öffnet auf der Woche der nächsten Buchung, nicht auf einer leeren aktuellen. Gibt es doch einmal eine Doppelbelegung, steht sie als Warnung über dem Kalender und die betroffenen Balken sind rot.
Im Fuhrpark kommt ein zweiter Grund dazu, aus dem eine Buchung abgelehnt wird: eine überfällige Führerscheinkontrolle des eingetragenen Fahrers. Mehr dazu im Kapitel über Prüfungen und Fristen.
Schlüssel
Vereine, Betriebe und Fuhrparks führen ihre Schlüssel unter „Schlüssel“. Beim Ausgeben halten Sie fest, wer ihn bekommt, in welcher Funktion, bis wann er zurück sein soll und welches Pfand hinterlegt wurde; der Empfänger unterschreibt auf dem Bildschirm. Daraus entsteht eine Quittung als PDF. Ist die Rückgabe fällig, kommt eine Erinnerung; beim Zurücknehmen wird das Pfand als zurückgegeben vermerkt. Der Verlauf je Schlüssel zeigt jede Ausgabe mit ihrer Quittung.
Ein Schlüssel kann mehrere Türen öffnen und in mehreren Exemplaren existieren; ausgegeben wird dann Exemplar für Exemplar. Hängen Sie Schlüssel unter einen Hauptschlüssel, entsteht Ihr Schließplan: Der Hauptschlüssel öffnet alles, was die Schlüssel unter ihm öffnen. Der Reiter „Zutritt“ zeigt für jede Tür, wer sie gerade öffnen kann und über welchen Schlüssel. „Anhänger drucken“ erzeugt Schlüsselanhänger mit QR-Code; gescannt öffnet er den Verlauf des Schlüssels.
Kommission
Im Handel sind Bewegungen auch Kommissionsware: mit Kommissionssatz und Mindestpreis. Ist verkauft, erfassen Sie den Erlös und die Auslagen für Foto und Versand, das Objekt geht in den Zustand „Verkauft“, und daraus entsteht die Abrechnung als PDF: Verkaufspreis abzüglich Kommission und Auslagen ergibt die Auszahlung an den Einlieferer.
Rechnungen an DATEV
Unter „Rechnungen“ exportieren Sie die versendeten und bezahlten Rechnungen eines Wirtschaftsjahres als DATEV-Buchungsstapel, den Ihre Steuerkanzlei direkt in DATEV einliest. Entwürfe und stornierte Rechnungen bleiben draußen. Ohne Jahresauswahl kommt das jüngste Jahr mit Rechnungen.
Beim ersten Mal fragt COLLUX nach Beraternummer und Mandantennummer – beides bekommen Sie von der Kanzlei – sowie nach Sachkontenlänge und Beginn des Wirtschaftsjahres. Geändert wird das später über das Zahnrad neben dem Export.
Gebucht wird auf die SKR03-Standardkonten (Erlöse 8400, Wareneingang 3400, Debitoren- und Kreditoren-Sammelkonto). Arbeitet Ihre Kanzlei mit SKR04 oder eigenen Konten, tragen Sie diese in denselben Einstellungen ein – in der Sachkontenlänge, Debitor und Kreditor eine Stelle länger.
